Convocazione dell'assemblea per email: perché non è valida e che cosa rischia la delibera

Un condominio di 24 unità fissa l’assemblea in prima convocazione per lunedì 20. L’amministratore manda l’avviso a tutti per email ordinaria il 10, con l’ordine del giorno completo. Due condòmini non leggono il messaggio, non si presentano e scoprono la delibera sui lavori a cose fatte. L’anticipo era più che sufficiente, ma il problema è il mezzo: l’email ordinaria non rientra fra i mezzi che la legge indica per la convocazione.

Che cosa dice l’articolo 66 delle disposizioni di attuazione

L’articolo 66, terzo comma, delle disposizioni di attuazione del codice civile, nel testo sostituito dall’articolo 20 della legge 11 dicembre 2012, n. 220 (in vigore dal 18 giugno 2013) e poi modificato dall’articolo 63, comma 1-bis, del decreto-legge 14 agosto 2020, n. 104, convertito dalla legge 13 ottobre 2020, n. 126, chiede che l’avviso di convocazione contenga tre cose: l’ordine del giorno specifico, il luogo (oppure, se l’assemblea si tiene in videoconferenza, la piattaforma elettronica) e l’ora della riunione. Lo stesso comma indica anche i mezzi con cui l’avviso deve essere comunicato:

• posta raccomandata;
• posta elettronica certificata (PEC), cioè la casella che rilascia ricevute di accettazione e di consegna;
• fax;
• consegna a mano.

L’elenco non comprende l’email ordinaria e nemmeno le app di messaggistica. Sul punto si è pronunciata la Corte di cassazione, seconda sezione civile, con l’ordinanza 18 giugno 2025, n. 16399: la massima riportata nella rassegna dell’«Archivio delle locazioni e del condominio» n. 4/2025 pubblicata dalla Corte d’appello di Napoli la riassume così: posta elettronica ordinaria inidonea per l’avviso di convocazione, posta elettronica certificata necessaria, disciplina inderogabile. Restano ammessi, naturalmente, gli altri mezzi dell’elenco. La norma non dice che i quattro mezzi siano solo esempi e non prevede che il regolamento condominiale o un accordo con il singolo condòmino ne aggiungano altri. Il motivo pratico si capisce facilmente: con questi mezzi l’amministratore può dimostrare che l’avviso è arrivato, cosa che con un’email semplice è molto più difficile.

Il termine di cinque giorni

Sempre l’articolo 66, terzo comma, disp. att. c.c. stabilisce che l’avviso deve essere comunicato almeno cinque giorni prima della data fissata per l’adunanza in prima convocazione. La prima convocazione è la prima data in cui l’assemblea può riunirsi. Se in quella data non si raggiungono i numeri richiesti, si passa alla seconda convocazione, che secondo la stessa norma non può tenersi nello stesso giorno solare della prima.

Nell’esempio, con l’assemblea fissata il 20, l’avviso deve essere comunicato entro il 15. La legge parla di avviso «comunicato» e non semplicemente spedito. Con la raccomandata, quindi, conviene tenere conto dei tempi di recapito e spedire con qualche giorno di margine, così che la ricevuta dimostri l’arrivo prima del termine. La norma consente anche di fissare con un unico avviso più riunioni consecutive, indicando le date e gli orari in cui l’assemblea potrà proseguire, così da chiudere ordini del giorno lunghi senza mandare nuove convocazioni.

Che cosa succede alla delibera

L’articolo 66, terzo comma, disp. att. c.c. prevede che, se la convocazione è omessa, tardiva o incompleta, la delibera è annullabile ai sensi dell’articolo 1137 del codice civile, su istanza dei dissenzienti o degli assenti perché non ritualmente convocati. Annullabile significa che la delibera è valida e obbligatoria per tutti finché un giudice non la annulla. Se nessuno la impugna nei termini, resta in piedi.

L’articolo 1137 del codice civile, nel testo sostituito dall’articolo 15 della legge 220/2012, fissa un termine di trenta giorni a pena di decadenza: passato quel termine, l’azione non si può più proporre. Per i dissenzienti e gli astenuti i trenta giorni decorrono dalla data della delibera, per gli assenti dalla data in cui ricevono la comunicazione della delibera. Un esempio: assemblea del 20 marzo e verbale ricevuto da un assente il 2 aprile. Chi ha votato contro ha tempo fino al 19 aprile, l’assente fino al 2 maggio.

Lo stesso articolo 1137 c.c. precisa che l’impugnazione non sospende da sola l’esecuzione della delibera: serve un ordine del giudice. Nel frattempo i lavori o le spese decisi possono andare avanti, e se la delibera viene annullata si devono rimettere in discussione decisioni già eseguite. È lo scenario più costoso per tutti, compreso chi ha votato a favore.

Che cosa conviene fare

Per l’amministratore la strada è semplice: usare solo i mezzi previsti dalla legge e conservare le prove.

1. Raccogliere da ogni condòmino un indirizzo PEC, se ne ha uno, e per gli altri usare raccomandata o consegna a mano con firma per ricevuta.
2. Controllare che l’avviso indichi ordine del giorno specifico, luogo (o piattaforma elettronica, per l’assemblea in videoconferenza) e ora, e che arrivi almeno cinque giorni prima della prima convocazione.
3. Archiviare ricevute di consegna, cartoline di ritorno e firme, perché sono la prova della convocazione se la delibera viene contestata.
4. Usare pure l’email ordinaria o la messaggistica per ricordare l’assemblea, ma solo in aggiunta, mai come unico avviso.

Per il condòmino che ha ricevuto la convocazione solo per email o non l’ha ricevuta affatto:

1. Conservare il messaggio ricevuto (o annotare di non averne ricevuti) e chiedere copia del verbale.
2. Segnare la data in cui il verbale è arrivato, perché da lì partono i trenta giorni se era assente.
3. Valutare con un legale, entro il termine, se la delibera merita di essere impugnata: non ogni vizio vale una causa, e conviene mettere a confronto costi e vantaggi.

Se il problema si ripete a ogni assemblea, insieme ad altri segnali come verbali che arrivano tardi o conti poco chiari, spesso è il segno di una gestione da rivedere. La nomina e la revoca dell’amministratore si decidono in assemblea, con la maggioranza indicata dall’articolo 1136, quarto comma, c.c.; l’articolo 1129 c.c. prevede inoltre che, nei casi che elenca, come le gravi irregolarità, la revoca possa essere disposta dal giudice su ricorso di ciascun condòmino. La pagina sul cambio di amministratore spiega come lo studio segue il passaggio, dalla nomina al ritiro dei documenti.

Come lavora un’amministrazione seria

Una convocazione corretta costa poco e mette al riparo tutte le decisioni dell’assemblea. Domos Consulting amministra condomìni a Roma dal 1997: invia gli avvisi con i mezzi previsti dall’articolo 66 disp. att. c.c., ne conserva le ricevute e organizza le assemblee anche in videoconferenza, quando il regolamento lo prevede o, in mancanza, con il consenso della maggioranza dei condòmini (articolo 66, sesto comma, disp. att. c.c.). Se Lei è consigliere o condòmino e vuole un parere su una convocazione ricevuta, o un preventivo per l’amministrazione del Suo condominio, può scriverci dalla pagina dei contatti.